What 'der formelle Brief' covers: A formal letter (der formelle Brief) is a professional text type (theme Sharing the planet / work & institutions). You write one to an authority, a company or an institution — never to a friend. You need the layout, the formal address Sie (Sie/Ihnen/Ihr) and set openings and closings. Learn the words below as a deck, then use them in the reading and writing sections.
- der formelle Brief
- the formal letter
- der Betreff
- the subject line
- die Anrede
- the greeting / salutation
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Dear Sir or Madam, (recipient unknown)
- Sehr geehrte Frau Schmidt, / Sehr geehrter Herr Schmidt,
- Dear Ms / Mr Schmidt,
- die Grußformel
- the sign-off / closing formula
- Mit freundlichen Grüßen
- Yours sincerely / faithfully (standard formal closing)
- das Anliegen
- the request / matter / concern
- höflich um etwas bitten
- to ask politely for something
- sich beschweren — die Beschwerde
- to complain — the complaint
- die Anlage
- the enclosure / attachment
- Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …
- I would be grateful if you …
- Über eine baldige Antwort würde ich mich freuen.
- I look forward to a prompt reply.
| Useful expression (German) | English |
|---|---|
| Mit diesem Schreiben möchte ich Sie informieren, dass … | With this letter I wish to inform you that… |
| Ich wende mich an Sie, weil … | I am writing to you because… |
| Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie … könnten. | I would be very grateful if you could… |
| In der Anlage finden Sie … | Enclosed you will find… |
| Für Ihre Bemühungen danke ich Ihnen im Voraus. | Thank you in advance for your efforts. |
Why this matters: Choosing the right text type and its conventions is half of Criterion C (Conceptual understanding). A formal letter that opens „Hallo!“ or signs off „Tschüss!“ loses those marks instantly — keep Sie from the Anrede to the Grußformel.
Get the frame right: Examiners reward the conventions of the text type. A German formal letter follows a fixed frame: place + date → subject line (Betreff) → formal greeting (Anrede) → body (Hauptteil) → closing formula → sign-off + name. Keep the Sie form and a respectful, neutral tone throughout.
Formal phrases (use these to keep the register)
- Sehr geehrte Damen und Herren, — Dear Sir or Madam, (recipient unknown)
- Ich wende mich an Sie, weil … — I am writing to you because…
- Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … — I would be grateful if you…
- Über eine baldige Antwort würde ich mich freuen. — I look forward to a prompt reply.
- Mit freundlichen Grüßen — Yours sincerely (standard sign-off)
Formell (formal letter) ✓
- Anrede: „Sehr geehrte Frau Weber,“
- Sie-Form: „Könnten Sie mir bitte …?“
- Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“
Informell (would lose marks) ✗
- Anrede: „Hallo Anna!“
- du-Form: „Kannst du mir mal …?“
- Grußformel: „Liebe Grüße, dein Tom“
Link your ideas: Connectors lift the body from a list into a clear request: außerdem (besides), deshalb (therefore), jedoch (however), da / weil (because). State your Anliegen in the first body sentence, then justify it.
Practice with real exam questions
Answer exam-style questions and get AI feedback that shows you exactly what examiners want to see in a full-marks response.
Read like Paper 2: Here is a short formal letter — the kind of professional text Paper 2 (Reading) gives you. Read it once for the general idea; don't worry about every word. Tap 🔊 to hear it, or Übersetzung anzeigen if you get stuck. Then we'll do one exam question together.
Ein Beschwerdebrief: München, den 14. März 2026
Betreff: Beschwerde über einen defekten Laptop
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben möchte ich Sie über ein Problem mit einem Laptop informieren, den ich vor zwei Wochen in Ihrem Online-Shop bestellt habe. Leider lässt sich das Gerät seit dem ersten Tag nicht richtig einschalten.
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir das Gerät umtauschen oder den Kaufpreis erstatten könnten. In der Anlage finden Sie eine Kopie der Rechnung.
Über eine baldige Antwort würde ich mich sehr freuen.
Mit freundlichen Grüßen Lena Hofmann
- das Schreiben
- the letter / written communication
- bestellen — die Bestellung
- to order — the order
- sich einschalten lassen
- to switch on (of a device)
- umtauschen / erstatten
- to exchange / to refund
- die Rechnung
- the invoice
IB-style task — eine Frage aus Paper 2
Eine Frage, Schritt für Schritt
- The question — „Was wünscht sich die Autorin dem Text zufolge von der Firma?“
- Find it in the text. Look for her request: „Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir das Gerät umtauschen oder den Kaufpreis erstatten könnten.“
- The answer — Sie möchte, dass die Firma den Laptop umtauscht oder den Kaufpreis erstattet.
Reading technique: For a „dem Text zufolge“ (according to the text) question, find the exact line that proves your answer — here it is the sentence beginning „Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn …“.
Die Aufgabe — your task: Du möchtest, dass die Schulbibliothek während der Prüfungszeit länger geöffnet bleibt. Schreibe einen formellen Brief an die Schulleitung: erkläre dein Anliegen und begründe es höflich.
Formelles Register (Sie). Schreibe zwischen 250 und 400 Wörter.
Formal letter — 5 steps
Place, date + Betreff
Top of the letter: place + date, then a subject line. „Hamburg, den 5. Mai 2026 — Betreff: …“
Formal greeting (Anrede)
Use „Sehr geehrte Frau …,“ / „Sehr geehrte Damen und Herren,“. A comma, then a new line.
State your request
Open with your Anliegen in the Sie form. „Mit diesem Schreiben möchte ich Sie höflich bitten, …“
Justify politely
Give one or two reasons with connectors. „Viele Schüler brauchen …, deshalb wäre ich Ihnen dankbar, wenn …“
Close + sign-off
A closing line + „Mit freundlichen Grüßen“ + your full name. „Über eine positive Antwort würde ich mich freuen.“
Date + subject → Greeting → Request → Justify → Close + sign-off
Modell: die 5 Schritte in Aktion
Der fertige Brief, Schritt für Schritt
- Hamburg, den 5. Mai 2026 — Betreff: Bitte um Verlängerung der Öffnungszeiten der Bibliothek
- Sehr geehrte Frau Direktorin,
- mit diesem Schreiben möchte ich Sie höflich bitten, die Öffnungszeiten der Schulbibliothek während der Prüfungszeit zu verlängern.
- Viele Schülerinnen und Schüler brauchen einen ruhigen Ort zum Lernen, denn zu Hause ist es oft schwierig, sich zu konzentrieren. Deshalb wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn der Lesesaal abends bis 22 Uhr geöffnet bliebe.
- Über eine positive Antwort würde ich mich sehr freuen.
Mit freundlichen Grüßen Lucas Brandt
Warum es punktet — why it scores: This answer hits all three Paper 1 criteria — here's what earns each one:
A — Language /12
- Consistent Sie form: „Sie“, „Ihnen“
- Polite Konjunktiv II: „wäre dankbar“, „bliebe“
- Connectors: „denn“, „deshalb“
B — Message /12
- Task fully done: states the request AND justifies it
- Ideas developed with a concrete reason
C — Conceptual /6
- Letter conventions: date, Betreff, Anrede, Grußformel
- Formal, respectful register throughout
- Signed with a full name
Feeling unprepared for exams?
Get a clear study plan, practice with real questions, and know exactly where you stand before exam day. No more guessing.
Hörverstehen — eine formelle Sprachnachricht
Paper 2 tests listening (25 marks): you hear short clips, each played twice, and you never see the words. Read the questions first, then listen and reveal the answers.
Du hörst eine formelle Sprachnachricht, die Herr Keller einem Hotel hinterlässt.
- Warum ruft Herr Keller an? (Why is Mr Keller calling?)
- Worum bittet er das Hotel? (What does he ask the hotel for?)
Guten Tag, mein Name ist Stefan Keller. Ich rufe an, weil ich vor einer Woche ein Zimmer für das Wochenende reserviert habe, aber leider muss ich meine Buchung stornieren. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir die Anzahlung erstatten könnten. Bitte rufen Sie mich unter meiner Nummer zurück. Vielen Dank im Voraus und mit freundlichen Grüßen.
Good day, my name is Stefan Keller. I'm calling because a week ago I reserved a room for the weekend, but unfortunately I have to cancel my booking. I would be very grateful if you could refund the deposit. Please call me back on my number. Thank you in advance, and yours sincerely.
- Er muss seine Buchung / Reservierung stornieren.
- Dass es ihm die Anzahlung erstattet.