The formal letter (la lettera formale): A formal letter (la lettera formale) is a Paper 1 text type you write to someone you don't know or must be respectful to — a manager, a headteacher, a company, a newspaper. It has a fixed layout, a formal register and set opening and closing formulas. Get the conventions right and you bank easy Criterion C marks.
Layout — top to bottom
- Apertura (opening): «Gentile Direttore,» / «Egregio Signore,» / «Gentile Dottoressa Rossi,» + comma.
- Scopo (purpose): say WHY you write in the first line — «Le scrivo in merito a…» / «La contatto per…».
- Corpo (body): one clear idea per paragraph, linked with connectors.
- Richiesta / conclusione: a polite request or a clear conclusion.
- Chiusura (closing): a formula «Distinti saluti,» / «Cordiali saluti,» + your name.
| Opening (apertura) | When to use it |
|---|---|
| Gentile Direttore, | To a named/known role — polite, neutral, very common. |
| Egregio Signore, / Gentile Signora, | To an unknown man / woman — formal. |
| Gentile Dottoressa Rossi, | To a named person with a title — respectful. |
| Spettabile Direzione, | To a company or office (not one person). |
Why this matters: The examiner spots a formal letter in seconds from its shape: an opening formula, purpose stated early, and «Distinti saluti,» at the end. Missing these caps your Criterion C (Conceptual understanding) mark, however good your Italian is.
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Formal register — always 'Lei': A formal letter uses the courtesy form Lei (third person), never tu. You address the reader with capitalised courtesy pronouns — Le scrivo, La ringrazio, una Sua risposta — and choose polite, complete verb forms. No slang, no abbreviations, no exclamation marks.
Informale (avoid in a formal letter)
- Ciao! Come va?
- Ti scrivo per dirti una cosa.
- Fammi sapere, ok? Un bacio!
Formale (use this)
- Gentile Direttore,
- Le scrivo per segnalarLe un problema.
- Resto in attesa di una Sua risposta.
Ready-made formal phrases
- Le scrivo in merito a… — I am writing regarding… (state the purpose)
- La contatto per chiederLe… — I am contacting you to ask you for…
- Le sarei grato/a se… — I would be grateful to you if…
- Resto in attesa di una Sua cortese risposta. — I await your kind reply.
- La ringrazio anticipatamente per l'attenzione. — I thank you in advance for your attention.
Match opening to closing: Keep the register consistent from top to bottom: a «Gentile…,» opening pairs with «Distinti saluti,» or «Cordiali saluti,» — never with an informal «Un bacio» or «A presto». Mixing registers costs Criterion C marks.
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Read like Paper 2: Here is a short formal letter — a complaint to a hotel — the kind of professional text Paper 2 (Reading) gives you, and a perfect model to imitate. Read it once for the general idea. Tap the audio button to hear it, or Mostra traduzione if you get stuck. Then we'll do one exam question together.
Una lettera di reclamo: Gentile Direttore,
Le scrivo in merito al soggiorno che la mia famiglia ha trascorso presso il Suo hotel dal 3 al 7 aprile. Purtroppo, sono costretto a segnalarLe alcuni problemi.
In primo luogo, la camera prenotata era per quattro persone, ma vi erano soltanto tre letti. Inoltre, l'aria condizionata non ha mai funzionato, nonostante le nostre ripetute richieste alla reception. Di conseguenza, non abbiamo potuto riposare adeguatamente.
La contatto quindi per chiederLe un rimborso parziale del soggiorno. Resto in attesa di una Sua cortese risposta e La ringrazio anticipatamente per l'attenzione.
Distinti saluti, Marco Bianchi
- in merito a
- regarding / concerning
- segnalare
- to report / point out
- nonostante
- despite
- di conseguenza
- as a result
- il rimborso
- the refund
- distinti saluti
- yours faithfully (closing formula)
IB-style task — una domanda di Paper 2
Una domanda, passo dopo passo
- The question — «Perché Marco Bianchi scrive questa lettera al Direttore dell'hotel?»
- Find the purpose line. A formal letter states its purpose early: «La contatto quindi per chiederLe un rimborso parziale del soggiorno.»
- The answer — Scrive per chiedere un rimborso parziale a causa dei problemi avuti durante il soggiorno.
Reading technique: In a formal letter, the purpose is usually in the first paragraph and the request near the end. For a «secondo il testo» question, quote the exact line that proves your answer — don't rely on general knowledge.
Il compito — your task: Sei il/la rappresentante degli studenti. Scrivi una lettera formale al preside della scuola per proporre l'apertura di una biblioteca aperta anche il pomeriggio, spiegando i vantaggi.
Registro formale (Lei). Scrivi tra le 450 e le 600 parole.
Formal-letter structure — 5 steps
Opening formula
«Gentile Preside,» + comma. Set the formal tone from the first word.
State your purpose
Say WHY you write in the first line. «Le scrivo per proporLe…»
Develop your argument
One idea per paragraph, with connectors: «In primo luogo…», «Inoltre…».
Polite request
Ask clearly and courteously. «Le sarei grato/a se prendesse in considerazione…»
Closing formula
Thank the reader and sign off. «La ringrazio… Distinti saluti, [nome]».
Opening → Purpose → Argument → Request → Closing
Modello: i 5 passi in azione
La lettera scritta, passo dopo passo
- Gentile Preside,
- Le scrivo in qualità di rappresentante degli studenti per proporLe l'apertura di una biblioteca aperta anche il pomeriggio.
- Molti studenti non hanno un luogo tranquillo dove studiare dopo le lezioni. Una biblioteca pomeridiana permetterebbe loro di svolgere i compiti e di prepararsi meglio agli esami.
- Le sarei molto grato se prendesse in considerazione questa proposta. Sono a Sua completa disposizione per discuterne ulteriormente.
- La ringrazio per l'attenzione e resto in attesa di una Sua risposta.
Distinti saluti, Giulia Rossi
Perché prende punti — why it scores: This answer hits all three Paper 1 criteria — here's what earns each one:
A — Language /12
- Consistent formal register: «Le scrivo», «La ringrazio»
- Connectors: «in primo luogo», «inoltre», «di conseguenza»
- Polite conditional: «Le sarei grato/a se prendesse…»
B — Message /12
- Task fully done: proposes the library AND gives reasons
- Ideas developed with concrete benefits
C — Conceptual /6
- Letter conventions: opening + closing formulas
- Formal 'Lei' throughout, no informal slips
- Purpose stated early, respectful tone
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Comprensione orale — un messaggio in segreteria
Paper 2 tests listening (25 marks): you hear short clips, each played twice, and you never see the words. Read the questions first, then listen and reveal the answers. Here a caller leaves a formal voicemail — the spoken version of a formal letter.
Ascolterai un messaggio vocale lasciato da una cliente all'ufficio prenotazioni di un hotel.
- Perché la signora Ferrari chiama l'hotel? (Why does she call the hotel?)
- Che cosa chiede alla fine del messaggio? (What does she ask for at the end?)
Buongiorno, sono la signora Ferrari. La contatto in merito alla mia prenotazione per il fine settimana del quindici giugno. Vorrei modificare le date del soggiorno e spostarle alla settimana successiva. Le sarei grata se potesse confermarmi la disponibilità. Resto in attesa di una Sua risposta. La ringrazio e Le auguro una buona giornata.
Good morning, I am Mrs Ferrari. I am contacting you regarding my booking for the weekend of the fifteenth of June. I would like to change the dates of the stay and move them to the following week. I would be grateful if you could confirm availability to me. I await your reply. Thank you, and I wish you a good day.
- Per modificare le date della sua prenotazione e spostarle alla settimana successiva.
- Che le confermino la disponibilità.